تحقق شهرسازي الكترونيك در شهرداری مبارکه

شهرداری مبارکه همواره به‌عنوان الگویی موفق و پیشرو در استان از جایگاه ویژه‌ای برخوردار بوده است. ازاین‌رو با در نظر گرفتن روند رسیدن به بلوغ سازمانی و ایجاد شهر الکترونیکی ،جهت مدیریت و توسعه شهری سند چشم‌انداز شهرداری الکترونیکی با ویژگی‌های سازمانی دانش‌بنیان ( خودکار سازی اطلاعات)، سازمانی مهارت بنیان (ارتقاء تخصص کارکنان و کاهش تصدی‌گری)، سازمانی چابک (ارائه خدماتی سریع‌تر ،دقیق و شفاف) ، سازمانی خادم (رضایتمندی از دریافت خدمات در هرزمان و مکان) ، سازمانی هوشمند (مدیریت استراتژیک و هدفمند) به‌صورت فازبندی شده و عملیاتی تهیه و تدوین گردید.
در گام اول شهرسازي الكترونيك و هوشمند به‌منظور حذف مراجعات ارباب‌رجوع ،پاسخگويي دقيق، سريع ، شفاف و انجام كار در کوتاه‌ترین زمان ممكن از طريق توليد، استقرار و پیاده‌سازی سيستم مكانيزه ،كارآمد، جامع و قانون محور با توجه به اصلاح و بهبود روال انجام كار و ارتقاي ارائه خدمات شهرسازي به شهروندان با استفاده از فناوری‌های نوين در شهرداری مبارکه محقق شد.

سعید باقری معاونت توسعه مدیریت و منابع شهرداری مبارکه با اعلام این خبر گفت :توسعه اقتصاد پایدار، ارتقاء مدیریت شهری، بهبود بخشیدن به کیفیت خدمات و بالا بردن استانداردهای زندگی شهروندان، آماده کردن شهروندان برای زندگی در جامعه اطلاعاتی از اهداف شهرهای الکترونیک محسوب می‌شود. راه‌اندازی سیستم شهرسازی الکترونیک از بروکراسی اداری و اعمال سلیقه‌های فردی جلوگیری می‌کند. راه‌اندازی سیستم شهرسازی الکترونیک، کمک بزرگی به شهروندان و شهرداری می‌کند زیرا با استفاده از این سیستم اطلاعات شهرسازی به‌صورت شفاف و روشن در اختیار مردم قرار می‌گیرد.

باقری یکی از مشکلاتی که مردم در حوزه شهرسازی با شهرداری‌ها داشتند اتلاف وقت و عدم شفاف‌سازی و دوباره‌کاری‌ها دانست و تصریح کرد : شهرسازی الکترونیک این ویژگی را دارد که بتواند مردم را از مراجعه مستقیم به شهرداری بی‌نیاز کند و آن‌ها بتوانند خودشان امور مربوط به صدور پروانه را از طریق این سیستم انجام دهند. شهروندان می‌توانند تمامی اطلاعات ملک خود را دریافت کنند و مراحل صدور پروانه ساخت را به همراه هزینه عوارض و تراکم آن، به‌صورت الکترونیکی دریافت کنند بنابراین سیستم شهرسازی از بروکراسی اداری و اعمال سلیقه‌های فردی جلوگیری می‌کند و قطعاً این موضوع به نفع شهروندان خواهد بود .
مشکلاتی ازجمله عدم دریافت اطلاعات ملک و مالک،اتلاف وقت مراجعین و کارشناسان وجود بیش از یک پرونده در بایگانی برای یک ملک،مراجعه مکرر متقاضی به شهرداری جهت پیگیری پرونده،اتلاف وقت کارکنان جهت پاسخگویی ، وابستگی گردش پرونده بین واحدها به حضور فیزیکی مالک ،حرکت پرونده بین دوایر مختلف و غیره طی سال‌های گذشته مدیریت شهری مبارکه را بر آن داشت تا گام‌های مؤثری جهت رفع مشکلات بردارند.
فراهم شدن زیرساخت‌های لازم برای تحقق شهرداری الکترونیک
ابتدا با شناسایی،بازنگری و بهینه‌سازی گردش کارهای موجود ،هم‌زمان آموزش‌های عمومی و تخصصی به کاربران داده شد و در بازنگری چارت سازمانی با حذف فعالیت‌های موازی و تکراری ، بهینه‌سازی گردش کارها در دستور کار قرار گرفت و برنامه‌ریزی لازم برای تغییر ساختار به گونه ای که قسمت های شهرسازی به شکل میزهای کار در یک فضای به‌هم‌پیوسته ،کنار هم قرار می گیرند تا از تردد کارمندان و سردرگمی ارباب‌رجوع بین اتاق‌ها جلوگیری شود.
معاونت توسعه مدیریت و منابع اولین اقدام را تأمین و تخصیص فضای مناسب برای این کار عنوان کرد و افزود : اتاق‌های شهرداری با نظر کارشناسان عمران ،تأسیسات و فناوری اطلاعات بررسی شد و دیوارهای برخی اتاق‌های شهرداری تخریب و به‌صورت سالن یکپارچه نوسازی و هم‌زمان با بررسی امکانات موجود و آماده‌سازی زیرساخت‌های لازم دربسته شبکه (با در نظر گرفتن جلوگیری از آسیب و حفظ کامل زیر ساختهای قبلی )زیرساخت‌های لازم برای تحقق سیستم الکترونیک شهرداری اجرا گردید تا واحدهای شهرسازی،نوسازی، درآمد،ماده صد،بایگانی و دبیرخانه به‌صورت مجتمع ، جهت رفاه حال شهروندان ارائه خدمت نمایند.
ارائه خدمات در بستر اینترنت باهدف کاهش مراجعات حضوری
باقری ارائه خدمات به شهروندان منطبق بر علم روز را عامل تسهیل و تسریع انجام امور معرفی و بیان کرد: یکی از اقدامات مهم در خدمت‌رسانی به مردم ارائه خدمات از طریق اینترنت و بدون حضور مراجعین می‌باشد.امروزه با پیشرفت علم و در دسترس قرار گرفتن اینترنت برای عموم ، استفاده از این امکان برای کاهش مراجعات غیرحضوری و انجام امور شهروندان در اسرع وقت غیرقابل‌اجتناب است .با مطالعات و بررسی‌های انجام‌شده ارائه خدمات غیرحضوری در بخش‌های درآمد ، شهرسازی ، املاک و بایگانی بسیار ضروری بود ازاین‌رو با فراهم کردن امکانات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری ، سیستم الکترونیکی به‌صورت بومی مستقر در محل شهرداری پیاده‌سازی گردید و خدمات الکترونیکی به شهروندان از طریق پرتال شهرداری به آدرسwww.mobarakeh.ir در دسترس کاربران و مردم عزیز می‌باشد. ازجمله مزایای این سیستم دسترسی کاربران و مدیران شهرداری به سیستم جهت مشاهده اطلاعات کلیه درخواست‌های یک پرونده و اطلاع‌رسانی مردمی است که متقاضی می‌تواند آخرین وضعیت پرونده خود را مشاهده و پیگیری نماید.
فرح‌بخش مدیر واحد فناوری اطلاعات شهرداری مبارکه از قابلیت‌های این سامانه می‌گوید : یکی از مزیت های اصلی این سامانه بخش اطلاع رسانی مردمی است که مالکین در بستر اینترنت ،ضمن مشاهده آخرین وضعیت پرونده خود،قابلیت مشاهده ودریافت فیش نوسازی از طریق شماره پرونده یا کد نوسازی را خواهند داشت ودرصورت ثبت شماره تلفن همراه در سیستم جامع ودریافت رمز اینترنتی از سامانه،ثبت وپیگیری درخواست دربستر اینترنت نیز امکان پذیر می باشد.همچنین کسبه محترم توسط کدکسب وپیشه یا شماره پرونده کسب امکان مشاهده فیش کسب وپیشه را دارند . از امکانات دیگر می توان قابلیت های ثبت درخواست توسط مالکین جهت اخذ پروانه ساختمانی وگواهی پایان کار ، مشاهده آخرین وضعیت درخواست(پروانه،پایان کار،عدم خلافی و…) ، دریافت رمزاز سیستم و تغییر آن با استفاده از پیامک ارسالی به تلفن همراه متقاضی ، مشاهده حساب نوسازی ملک بدون نیاز به رمز وصرفا با ارائه شماره پرونده ویا کد نوسازی ، مشاهده وچاپ فیش نوسازی جهت پرداخت ویا حفظ سوابق شخصی، مشاهده حساب کسب و پیشه جهت صاحبان کسب بدون نیاز به رمز وصرفا با ارائه شماره پرونده یا کد نوسازی ، اطلاع رسانی پیامکی مبنی بر تایید یا عدم تایید درخواست اینترنتی مالک را نام برد .
در گام نخست‌ نرم‌افزارهای درآمد ، شهرسازی ، املاک و بایگانی مورد بررسی قرار گرفت و این نرم‌افزارها به‌روز و امکانات زیادی اضافه گردید که می‌توان به‌صورت دسته‌بندی زیر به آن اشاره کرد:
سیستم شهرسازی :
کروکی نگار جدید با امکانات اتوکد ، تشکیل پرونده شهرسازی صرفاً با کد ملی و کد پستی متقاضی ، تکمیل اطلاعات تعیین کمیسیون و تعیین خلاف، امکان ثبت قیمت پایه برای هر رأی در قسمت ثبت رأی(مبلغ عوارض یا جریمه به‌صورت خودکار محاسبه می‌گردد) ، امکان ثبت توضیحات برای هر رأی- امکان فعال کردن ثبت درخواست اینترنتی و مشاهده در ثبت درخواست (سیستم به‌طور خودکار اطلاع‌رسانی در جهت آگاهی درخواست دهنده را انجام خواهد داد.)، امکان ورود طول و عرض جغرافیایی در تشکیل پرونده (امکان حضور در محل دقیق ملک به‌وسیله GPS) ،امکان اتصال به سیستم کمسیون ماده صد(به‌وسیله این امکان پس از ثبت خلاف و تعیین کمسیون مربوطه،به‌طور خودکار در سیستم جامع شهرسازی فعال می‌شود)، امکان اطلاع‌رسانی پیامکی آمار روزانه به مدیران.
سیستم درآمد:
امکان محاسبه عوارض شهرسازی در اعلام عوارض متفرقه، عدم نیاز به محاسبه مجدد پارامترهای عوارض در حالت اصلاح در تخفیف مناسبتی ، صدور فیش اقساط در قسمت تقسیط ، ثبت و عدم تائید پرداخت فیش تقسیط در قسمت تقسیط ، ابطال فیش تقسیط در قسمت تقسیط ، امکان کنترل تاریخ ثبت پرداخت تا تاریخ صدور فیش- امکان اطلاع‌رسانی پیامکی به مالکین در مراحل اعلام عوارض شهرسازی ، هشدار فرارسیدن وصول چک سه روز قبل از تاریخ سررسید، اعلام برگشت چک، امکان اطلاع‌رسانی پیامکی آمار روزانه به مدیران.
سیستم املاک:
از اقدامات دیگر می‌توان به سیستم املاک اشاره کرد. با توجه به یکپارچگی دستگاه‌های جامع شهرسازی امکان فراخوانی اطلاعات از پرونده شهرسازی فراهم گردید .همچنین امکان تعریف املاک قابل معوض(در سیستم املاک امکان معوض قرار دادن ملک بجای عوارض و یا ملک دیگر وجود دارد.به همین منظور می‌توان ملکی را معوض تعریف کرد).
سیستم آرشیو الکترونیکی:
با راه‌اندازی سیستم آرشیو الکترونیکی در فاز اول و استفاده از قابلیت‌های جدید آخرین نسخه این نرم‌افزار نسبت به اسکن پرونده‌ها اقدام خواهد شد .الکترونیکی کردن پرونده‌ها کاری زمان‌بر و طولانی و پیوسته محسوب می‌شود که باید نظارتی دقیق روی آن انجام شود. هدف این کار جلوگیری از گردش پرونده به‌طور فیزیکی و حفظ تمامی اسناد پرونده در همه‌سال‌ها می‌باشد.
معاونت توسعه مدیریت و منابع شهرداری مبارکه با اشاره به انجام موفق فاز اول این اقدامات افزود :با تمام مشکلات و محدودیت‌های مالی شهرداری ، مجموعه مدیریت شهری تمام تلاش خود را برای ارائه خدمت به شهروندان عزیز بکار گرفته است . اجرایی شدن فاز دوم شهرداری الکترونیک در حال حاضر در دستور کار قرارداد وانشااله در این فاز با توجه به تهیه نقشه‌های رقومی املاک سطح شهر ،از قبیل لایه وضع موجود املاک،لایه معابر،لایه طرح‌های تفصیلی،لایه طرح‌های اجرایی ولایه کد نوسازی و دیگر لایه‌ها و ایجاد ارتباط بین نقشه‌های تهیه‌شده با سوابق پرونده‌های املاک و مدارک اسکن شده،راه‌اندازی نرم‌افزار GIS مدنظر قرار دارد که اقدامی مؤثر در شهرسازی و مدیریت منابع و املاک خواهد بود وبه صورت یکپارچه در سیستم شهرسازی قرار خواهد گرفت . همچنین با شروع به کار بایگانی الکترونیک به‌مرور مشکلات پرونده‌های الکترونیکی رفع خواهد گردید.